Tietosuojaseloste

Euro Pool Group (jäljempänä: "EPG", "me", "meidän" tai "meitä") on laatinut tämän tietosuojaselosteen, koska yksityisyytesi on meille tärkeää. Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miten keräämme ja käytämme henkilötietojasi, ja sitä sovelletaan kaikkiin henkilötietoihin, joita keräämme ja käsittelemme tarjoamiemme palveluiden kautta ja jotka liittyvät liiketoimintaamme. Euro Pool System International B.V. (sijoittautunut Alankomaihin) on vastuussa henkilötietojesi käsittelystä. Sekä Euro Pool System -liiketoimintayksikkö että La Palette Rouge -liiketoimintayksikkö (ja kaikki Euro Pool Groupin konserniyhtiöt, jotka mainitaan kohdassa tämä yleiskatsaus) noudattavat tätä tietosuojalauseketta, mutta poikkeukset voivat olla tarpeen, jos paikallinen lainsäädäntö niin vaatii.

Saatamme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin, jos se on tarpeen uusien seikkojen vuoksi. Euro Pool Group kehottaa sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen säännöllisesti, jotta pysyt ajan tasalla kaikista muutoksista. Ilmoitamme sinulle tähän tietosuojaselosteeseen tehtävistä muutoksista, jos katsomme, että se on tärkeää muutosten mahdollisten vaikutusten kannalta (esimerkiksi, jos ryhdymme automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin). Tämä versio tietosuojaselosteesta päivitettiin viimeksi 15. toukokuuta 2018.

1. Rekisteröityjen tyypit

Tämä tietosuojaseloste koskee sinua, koska olet:

1. a) asiakas, joka käyttää Euro Pool Systemin uudelleenkäytettäviä pakkauksia tai La Palette Rouge -lavoja;
   b) toimittaja tai palveluntarjoaja, joka toimittaa meille tavaroita tai palveluja;
   c) vierailija jossakin toimistossamme, varastossamme tai muussa fyysisessä paikassamme (huomaa, että myös asiakas tai toimittaja voi olla vierailija);
   d) verkkosivustomme kävijä.

Näitä tilanteita käsitellään jäljempänä erikseen.

2. Henkilötietojen tyypit

Kun olet asiakas (kuten edellä kohdassa 1.a on kuvattu) tai toimittaja (kuten edellä kohdassa 1.b on kuvattu), voimme kerätä seuraavia henkilötietoja:

• Yhteystiedot. Esimerkiksi nimesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi.
• Taloudelliset tiedot. Kuten pankkitilisi, tilaustietosi ja maksutietosi.
• Tilitiedot. Kuten käyttäjätunnuksesi ja salasanasi, jos sinulla on pääsy tiettyihin käyttämiimme IT-alustoihin.
• Sosiaaliturvatunnukset. Tämä numero voi olla osa ALV-numeroasi.

Kun olet vierailija (kuten edellä kohdassa 1.c on kuvattu), voimme kerätä seuraavia henkilötietoja:

• Yksityiskohdat vierailustasi. Esimerkiksi nimesi, sisään- ja ulostuloaikasi, suoritetut toiminnot.
• Tilitiedot. Kuten käyttäjätunnuksesi ja salasanasi, jos sinulla on pääsy tiettyihin käyttämiimme IT-alustoihin.
• Kameran kuvat. Käytämme valvontajärjestelmiä tietyissä toimistoissa tai varastoissa, joita me ylläpidämme.

Kun vierailet verkkosivustollamme (kuten edellä kohdassa 1.d on kuvattu), voimme kerätä seuraavia henkilötietoja:

• Yhteystiedot. Esimerkiksi nimesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi, jos pyydät meitä ottamaan sinuun yhteyttä verkkosivustomme kautta.
• Evästeiden avulla kerätyt tiedot. Kuten IP-osoitteesi.

3. EPG-sivustojen käyttö  

Jotta EPG:n käyttämät verkkosivut, joilla EPG viestii kanssasi, olisivat käyttökelpoisempia, käytämme niin sanottuja "evästeitä". Nämä evästeet tallentavat automaattisesti pieniä tietoja tietokoneellesi, kun käytät jotakin verkkosivustoamme. Voit poistaa nämä toiminnot käytöstä tekemällä asianmukaiset asetukset selaimesi asetuksissa tai tietokoneellasi.

Google Analyticsin käyttö

Yleisiä tietoja verkkosivustomme kävijöiden käyttäytymisestä voidaan kerätä automaattisten analyysityökalujen avulla. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi vieraillut Internet-sivut, vierailun kesto, sivut joihin viitataan sekä yleiset tiedot tietokonejärjestelmästäsi, kuten käyttöjärjestelmä, näytön resoluutio, käytetty selain jne. Kaikki näiden analyyttisten työkalujen keräämät tiedot tallennetaan nimettöminä, eikä niitä voida yhdistää henkilöön. Jos et hyväksy tätä anonyymiä käyttötapojen keräämistä, voit estää sen poistamalla evästeet käytöstä selaimesi asetuksista.

Verkkosivustoillamme käytetään Google Analyticsia, verkkopohjaista analyysityökalua, joka seuraa ja raportoi verkkosivuston käyttötapoja, jotta voimme parantaa verkkosivustoa. Google Analytics tekee tämän sijoittamalla pieniä tekstitiedostoja, joita kutsutaan "evästeiksi", laitteeseen, jolla käytät verkkosivustojamme. Evästeiden keräämät tiedot, kuten sivuston kävijöiden määrä, vieraillut sivut ja sivustolla vietetyn ajan pituus, kootaan yhteen, jolloin niistä tulee anonyymejä. Vain osa IP-osoitteestasi tallennetaan, eikä verkkosivustojemme kävijöiden tunnistaminen ole mahdollista. Nämä tiedot siirretään (ja tallennetaan) Googlen palvelimille Yhdysvalloissa; Google voi siirtää näitä tietoja kolmansille osapuolille, jos tämä on lakisääteinen velvoite tai jos kolmannet osapuolet käsittelevät näitä tietoja Googlen puolesta.

Voit estää evästeiden käytön ja/tai asentamisen tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa valitsemalla selainohjelmistosi asianmukaiset asetukset, mutta ota huomioon, että tämä voi vaikuttaa verkkosivustomme käyttöön ja käyttökokemukseen. Jatkamalla verkkosivustomme käyttöä muuttamatta yksityisyysasetuksiasi hyväksyt evästeiden käytön.  Lisätietoja evästeistä ja niiden hallinnasta ja poistamisesta saat osoitteesta www.allaboutcookies.org.

Linkkien vastuu

Verkkosivustoillamme voi olla linkkejä kolmansien osapuolten ulkopuolisille verkkosivustoille.  Meillä ei ole mitään vaikutusvaltaa tällaisten kolmansien osapuolten verkkosivustojen sisältöön, emmekä näin ollen voi olla vastuussa näiden sivustojen sisällöstä tai vahingoista, joita saatat (suoraan tai epäsuorasti) kärsiä vierailustasi näillä sivustoilla. Linkitettyjen verkkosivustojen sisällöstä ovat aina yksin vastuussa niiden tarjoajat tai ylläpitäjät.

4. Käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme tietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Tuotekehitys, tuotteiden ja/tai palveluiden tutkimus ja parantaminen: Tämä tarkoitus koskee tuotteiden ja/tai palveluiden kehittämisen ja parantamisen, tutkimuksen ja kehittämisen kannalta välttämättömiä käsittelytoimia.
• Asiakkaiden ja tavarantoimittajien kanssa tehtyjen sopimusten toteuttaminen: yhteydenpito rekisteröityjen ja muiden sopimuksiin osallistuvien osapuolten kanssa sekä vastaaminen asiakkaiden tai tavarantoimittajien (lisä)tietopyyntöihin ja riitojen ratkaiseminen.
• Suhteiden hallinta: markkinointi kaupallisia toimintoja varten, mukaan lukien asiakkuudenhallinta, asiakaspalvelu ja markkinointitoimien toteuttaminen asiakassuhteen luomiseksi ja/tai ylläpitämiseksi sekä asiakassuhteen tai toimittajasuhteen jatkamiseksi ja henkilötietoja koskevien analyysien suorittamiseksi tilastollisia ja tieteellisiä tarkoituksia varten.
• Liiketoimintaprosessien toteuttaminen: sisäinen hallinnointi ja johdon raportointi, joka käsittää muun muassa seuraavat toiminnot: yrityksen omaisuuden hallinnointi (ja seuranta), sisäisten tarkastusten ja tutkimusten suorittaminen, rahoituksen ja kirjanpidon periaatteet, yritystoiminnan valvonnan toteuttaminen, keskitettyjen tietojenkäsittelytoimintojen tarjoaminen tehokkuustarkoituksiin, sulautumien, yritysostojen ja -myyntien hallinnointi sekä henkilötietojen käsittely johdon raportointia ja analyysiä varten.
• Turvallisuus ja suojaus: Tämä tarkoitus koskee esimerkiksi turvallisuutta ja terveyttä koskevia toimia EPG:n varastoissa ja toimistoissa, EPG:n, sen asiakkaiden tai toimittajien omaisuuden suojaamista sekä asiakkaan tai toimittajan aseman todentamista.
• Rekisteröityjen elintärkeiden etujen suojaaminen: käsittely on tarpeen rekisteröidyn elintärkeiden etujen suojaamiseksi, esimerkiksi kiireellisistä lääketieteellisistä syistä.
• Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen: Tämä koskee henkilötietojen käsittelyä, joka on tarpeen EPG:hen sovellettavien (paikallisten) lakien, asetusten ja alakohtaisten ohjeiden, kuten verolainsäädännön, noudattamiseksi.

5. Tietojesi käsittelyn oikeusperusta

Voimme käsitellä henkilötietojasi sillä perusteella, että käsittely on tarpeen oikeutetun etumme vuoksi. Uskomme, että etumme käsitellä tiettyjä henkilötietoja on tärkeämpi kuin rekisteröityjen etu/edut, ottaen huomioon myös käsittelemiemme henkilötietojen luonteen (yritys, joka tarjoaa pääasiassa yritysten välisiä palveluja), ja mahdollisuuksien mukaan tasapainotamme näitä etuja säännöllisesti. Voimme käsitellä henkilötietoja myös siinä määrin kuin se on tarpeen kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi tai lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Lisäksi joissakin tapauksissa saatamme pyytää suostumustasi henkilötietojesi käsittelyyn tiettyihin tarkoituksiin. Voit aina peruuttaa tällaisen suostumuksen, mutta tämä ei vaikuta käsittelyn laillisuuteen ennen suostumuksesi peruuttamista.

6. Osapuolet, joilla voi olla pääsy tietoihisi

Voimme jakaa henkilötietojasi seuraavissa tilanteissa:

• Työntekijöillämme voi olla pääsy henkilötietoihin. Tällaisessa tapauksessa pääsy myönnetään vain, jos se on tarpeen edellä kuvattuja tarkoituksia varten, ja vain, jos työntekijää sitoo salassapitovelvollisuus;
• Voimme jakaa henkilötietojasi puolestamme toimiville kolmansille osapuolille. Tällaisia kolmansia osapuolia ovat esimerkiksi (IT)-palveluntarjoajamme, ylläpidosta huolehtivat osapuolet, turvallisuus- ja valvontaviranomaiset sekä luottoluokituslaitokset. Tällaisissa tapauksissa nämä kolmannet osapuolet voivat käyttää henkilötietojasi ainoastaan edellä kuvattuihin tarkoituksiin ja ainoastaan ohjeidemme mukaisesti;
• Voimme jakaa henkilötietojasi, jos laki tai tuomioistuimen määräys niin vaatii, esimerkiksi lainvalvontaviranomaisten tai muiden viranomaisten kanssa.

7. Turvallisuus

Olemme toteuttaneet asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta käsittelyltä, muun muassa varmistamalla, että:

• henkilötietosi on suojattu luvattomalta käytöltä;
• henkilötietojesi luottamuksellisuus on varmistettu;
• henkilötietojesi eheys ja saatavuus säilytetään;
• asiaankuuluva henkilöstö on koulutettu tietoturvavaatimuksiin;
• todellisista tai epäillyistä tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Kun arkaluonteisia henkilötietoja toimitetaan sähköpostitse, pyrimme (ja kehotamme toimittajiamme toimimaan samoin) pitämään turvallisuusstandardit ajan tasalla.

8. Henkilötietojesi sijainti

Henkilötietosi pysyvät Euroopan talousalueella sinä aikana, kun ne ovat hallinnassamme.

9. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietojasi rajoitetun ajan ja poistamme henkilötietosi sen jälkeen, kun niitä ei enää tarvita käsittelyn tarkoituksiin (ellei pakollinen sääntelyvaatimus edellytä pidempää säilytysaikaa). Taloudelliset tiedot poistetaan heti, kun se on mahdollista, ottaen huomioon (paikallinen) lainsäädäntö ja kirjanpitovaatimukset. Huomaa, että henkilötietoja voidaan käsitellä viestintätarkoituksia varten sähköpostijärjestelmien/-palvelimien kautta, ja ne voivat (tästä syystä) säilyä pidempään.

10. Tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeutesi

Sinulla on Euroopan talousalueella sovellettavan niin sanotun yleisen tietosuoja-asetuksen nojalla tiettyjä oikeuksia, joita voit käyttää alla olevien yhteystietojen kautta.

Pääsyoikeus

Sinulla on oikeus saada kopio sinusta hallussamme olevista henkilötiedoista ja tietyt tiedot siitä, miten käytämme niitä. Nämä tiedot toimitetaan sinulle yleensä sähköisessä muodossa

Oikeus oikaisuun

Ryhdymme kohtuullisiin toimiin varmistaaksemme, että hallussamme olevat henkilötiedot ovat tarkkoja ja täydellisiä. Jos et kuitenkaan usko, että näin on, voit pyytää meitä päivittämään tai muuttamaan tietoja.

Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on tietyissä olosuhteissa oikeus pyytää meitä poistamaan henkilötietosi, esimerkiksi, jos keräämiämme henkilötietoja ei enää tarvita alkuperäiseen tarkoitukseen tai jos peruutat suostumuksesi. Tällaista päätöstä ohjaavat kuitenkin (muut) asiaan liittyvät tarpeet. Meillä voi esimerkiksi olla oikeudellisia ja lainsäädännöllisiä velvoitteita, jotka estävät meitä noudattamasta pyyntöäsi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Tietyissä olosuhteissa sinulla on oikeus pyytää meitä lopettamaan henkilötietojesi käyttö, esimerkiksi jos olet sitä mieltä, että hallussamme olevat henkilötiedot saattavat olla virheellisiä tai jos olet sitä mieltä, että meidän ei enää tarvitse käyttää henkilötietojasi.  

Oikeus tietojen siirrettävyyteen

Sinulla on tietyissä olosuhteissa oikeus pyytää, että siirrämme meille antamasi henkilötiedot toiselle valitsemallesi kolmannelle osapuolelle.

Oikeus vastustaa

Sinulla on oikeus vastustaa käsittelytoimia, jotka perustuvat oikeutettuihin tarpeisiimme. Ellei meillä ole pakottavaa oikeutettua perustetta käsittelylle, emme enää käsittele henkilötietoja tällä perusteella, kun olet esittänyt vastalauseen.

Automaattiseen päätöksentekoon ja/tai profilointiin liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi, mukaan lukien profilointi, jolla on sinuun kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavanlaisia merkittäviä vaikutuksia. Emme yleensä käytä automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia, mutta jos sinusta tuntuu, että sinuun on jollakin tavalla sovellettu automatisoitua päätöstä, etkä ole samaa mieltä lopputuloksesta, voit ottaa meihin yhteyttä alla olevilla tiedoilla ja pyytää meitä tarkistamaan päätöksen.

Oikeus peruuttaa suostumus

Liiketoimintamme luonne ja henkilötietojesi luonne huomioon ottaen emme useimmissa tapauksissa perustele henkilötietojesi käsittelyä suostumuksellasi. Saattaa kuitenkin olla, että pyydämme suostumustasi tietyissä tapauksissa. Jos teemme näin, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi myöhempään käyttöön.

Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus paikalliselle tietosuojaviranomaiselle.

11. Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tästä käytännöstä tai siitä, miten käsittelemme henkilötietoja, ota yhteyttä paikalliseen johtoon. Voit myös ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan keskustoimistossamme osoitteessa Laan van Vredenoord 8, 2289 DJ Rijswijk, the Netherlandst tai lähettää sähköpostia osoitteeseen privacy.officer@europoolsystem.com.