Erklæring om databeskyttelse - Euro Pool System

Erklæring om databeskyttelse

Euro Pool Group (herefter: “EPG”, “vi”, “vores” eller “os”) har oprettet denne fortrolighedserklæring, fordi dit privatliv er vigtigt for os. Denne fortrolighedserklæring forklarer, hvordan vi indsamler og bruger dine personlige data via vores websteder og tjenester, og den gælder for alle personlige data, vi indsamler og behandler gennem levering af tjenester og relateret til vores forretningsaktiviteter. Euro Pool System International B.V. (etableret i Holland) er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Både Euro Pool System-divisionen og La Palette Rouge-divisionen (og alle Euro Pool Group koncernselskaber) vil overholde denne fortrolighedserklæring, men afvigelser kan være nødvendige, hvis det kræves i henhold til lokal lovgivning.

Vi kan opdatere denne fortrolighedserklæring fra tid til anden, når det er nødvendigt på grund af nye udviklinger. Euro Pool Group råder dig til at læse denne fortrolighedserklæring regelmæssigt for at holde dig opdateret om eventuelle ændringer. Vi vil underrette dig om ændringer i denne fortrolighedserklæring, hvis vi finder det relevant i forhold til den potentielle indvirkning af sådanne ændringer (f.eks. hvis vi deltager i automatiseret beslutningstagning eller profileringsaktiviteter). Denne version af fortrolighedserklæringen blev sidst opdateret i maj 2024.

| Typer af registrerede

Denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger gælder for dig, fordi du er:

  1. en kunde, der bruger Euro Pool System genbrugsemballage eller La Palette Rouge-paller, eller en potentiel kunde, der potentielt vil bruge Euro Pool System genbrugsemballage eller La Palette Rouge-paller;
  2. en leverandør eller tjenesteudbyder, der leverer varer eller tjenester til os;
  3. en besøgende på et af vores kontorer, depoter eller anden fysisk placering (bemærk, at en kunde eller leverandør også kan være en besøgende);
  4. en ansøger, der søger en stilling i enten en Euro Pool System-afdeling eller en La Palette Rouge-afdeling;
  5. en besøgende på vores hjemmeside.

Disse situationer behandles separat nedenfor.

| Typer af personoplysninger

Når du er en kunde eller potentiel kunde (som beskrevet ovenfor i 1.a) eller en leverandør (som beskrevet ovenfor i 1.b), kan vi indsamle følgende personoplysninger:

  • Kontaktoplysninger. Såsom dit navn, din e-mailadresse og dit/dine telefonnummer(e).
  • Finansielle data. Såsom din bankkonto, dine ordreoplysninger og betalingsoplysninger.
  • Kontodata. Såsom dit brugernavn og din adgangskode, hvis du har adgang til visse IT-platforme, som vi stiller til rådighed.
  • Personnummer. Dette nummer kan være en del af dit momsnummer.

Når du er besøgende (som beskrevet ovenfor i 1.c), kan vi indsamle følgende personoplysninger:

  • Detaljer om dit besøg. Såsom dit navn, indgangs- og udgangstidspunkt, udførte aktiviteter.
  • Kontodata. Såsom dit brugernavn og din adgangskode, hvis du har adgang til visse IT-platforme, som vi stiller til rådighed.
  • Kamerabilleder. På visse kontorer eller depoter, der drives af os, bruger vi overvågningssystemer.

Når du er ansøger (som beskrevet ovenfor i 1.d), kan vi indsamle følgende personoplysninger:

Hvis du i forbindelse med din jobansøgning skal besøge et af vores kontorer, kan vi også indsamle de data, der er nævnt under den besøgende mulighed (1.c)

  • Kontaktoplysninger. Såsom dit navn, din adresse (postnummer), din fødselsdato, din personlige e-mailadresse og dit telefonnummer.
  • Kommunikation. Vi indsamler og gemmer al din kommunikation med os, herunder de oplysninger, du giver os i kommunikationen.
  • Professionelle oplysninger. Såsom dit CV, uddannelse, stilling, følgebrev, referencer og andre oplysninger, du giver os i din ansøgning. Hvis du inkluderer følsomme data, vil vi kun behandle sådanne oplysninger i det omfang, det er nødvendigt og berettiget i overensstemmelse med det samtykke, du har givet os.
  • Data fra interviews, vurderinger og andre referenceoplysninger. F.eks. noter fra samtaler med dig, vurderinger og/eller tests.
  • Særlige kategorier af personoplysninger (‘følsomme data’). Følsomme data behandles kun af os, hvis du har inkluderet dem i dit CV eller i vores kommunikation med dig. Vi behandler kun sådanne oplysninger i det omfang, det er nødvendigt.

Når du er besøgende på vores hjemmeside (som beskrevet ovenfor i 1.e), kan vi indsamle følgende personoplysninger:

  • Kontaktoplysninger. Såsom dit navn, din e-mailadresse og dit/dine telefonnummer(e), kun hvis du beder os om at kontakte dig via vores hjemmeside.
  • Oplysninger indsamlet via cookies.

| Brug af cookies på EPG’s hjemmesider 

For at gøre de hjemmesider, som EPG bruger til at kommunikere med dig, mere bekvemme for dig at bruge, bruger vi “cookies”. Disse cookies gemmer automatisk små stykker data på din computer, når du går ind på en af vores hjemmesider. Disse funktioner kan deaktiveres af dig ved at foretage de relevante indstillinger i dine browserindstillinger eller på din computer. Bemærk dog, at performance-cookies, der er konfigureret på en privatlivsvenlig måde, ikke kræver dit forudgående samtykke og kan placeres på nogle af vores websteder uden dit samtykke. Hvis du ønsker at tilbagekalde dit valg, kan du gøre det ved at rydde din browsers cookies eller ved at opdatere dine præferencer i cookiebanneret (hvis relevant).

Brug af Google Analytics 4 (“GA4”)

Vores websteder bruger GA4, et webbaseret analyseværktøj, der sporer og rapporterer om den måde, hvorpå webstedet bruges, for at hjælpe os med at forbedre det, hvilket kan forbedre din oplevelse. GA4 gør dette ved at placere små tekstfiler (cookies) på den enhed, du bruger til at få adgang til vores hjemmesider. Dette vil dog kun ske, hvis du giver dit udtrykkelige samtykke (via cookie-banneret). De oplysninger, som cookies indsamler, kan omfatte (ikke begrænset til) adgang til internetsider, besøgsvarighed, henvisende sider samt generelle oplysninger om dit computersystem såsom operativsystem, skærmopløsning, dine demografiske data, din geografiske placering og den anvendte browser. Disse data er dog aggregerede og er derfor anonyme (de kan ikke henføres til din person). Disse oplysninger overføres (og gemmes) på Googles servere i USA. Google kan overføre disse oplysninger til tredjeparter, i det omfang dette er en lovbestemt forpligtelse, eller i det omfang tredjeparter behandler disse data på vegne af Google.

Du kan til enhver tid forhindre brugen og/eller installationen af cookies eller trække dit samtykke tilbage ved at vælge de relevante indstillinger i din browsersoftware, men vær opmærksom på, at dette kan påvirke din brug og oplevelse af vores hjemmeside. Hvis du fortsætter med at bruge vores hjemmeside uden at ændre dine privatlivsindstillinger, accepterer du vores brug af cookies.  Hvis du vil vide mere om cookies, herunder hvordan du administrerer og sletter dem, kan du besøge https://www.cookieyes.com/product/cookie-consent/.

Ansvar for links

Vores hjemmesider kan indeholde links til eksterne hjemmesider tilhørende tredjeparter.  Vi har ingen indflydelse på indholdet af sådanne tredjepartswebsteder og kan derfor ikke holdes ansvarlige for indholdet af disse websteder eller skader, du måtte lide (direkte eller indirekte) som følge af besøg på disse websteder. De respektive udbydere eller operatører er til enhver tid eneansvarlige for indholdet på de linkede hjemmesider.

| Formål med behandlingen

Vi behandler dine data til følgende formål:

  • Produktudvikling, forskning og forbedring af produkter og/eller tjenester: Dette formål omhandler behandlingsaktiviteter, der er nødvendige for udvikling og forbedring af produkter og/eller tjenester, forskning og udvikling.
    • Udførelse af aftaler med kunder og leverandører: kommunikation med registrerede og andre parter, der er involveret i kontrakter, og besvarelse af anmodninger om (yderligere) oplysninger fra kunder eller leverandører og tvistbilæggelse.
    • Relationship management: markedsføring i forbindelse med kommercielle aktiviteter, herunder account management, kundeservice og udførelse af markedsføringsaktiviteter med henblik på at etablere et forhold til en kunde og/eller opretholde et sådant forhold og/eller få nye kunder, samt udvidelse af et forhold til en kunde eller leverandør og til udførelse af analyser med hensyn til personoplysninger til statistiske og videnskabelige formål. Desuden kan vi sende dig markedsføringsmails med relevante oplysninger til dig, men kun hvis vi har dit udtrykkelige samtykke.
    • Udførelse af forretningsprocesser: intern ledelse og ledelsesrapportering, der vedrører aktiviteter som forvaltning (og opfølgning) af virksomhedens aktiver, gennemførelse af interne revisioner og undersøgelser, finansierings- og regnskabsprincipper, implementering af forretningskontroller, levering af centrale behandlingsfaciliteter til effektivitetsformål, forvaltning af fusioner, opkøb og frasalg og behandling af personoplysninger til ledelsesrapportering og -analyse.
    • Sikkerhed og tryghed: Dette formål omhandler aktiviteter, der involverer sikkerhed og sundhed i EPG-depoter og -kontorer, beskyttelse af aktiver, der ejes af EPG, dets kunder eller leverandører, og autentificering af kunde- eller leverandørstatus.
    • Beskyttelse af de registreredes vitale interesser: Dette er, hvor behandling er nødvendig for at beskytte den registreredes vitale interesser, f.eks. af presserende medicinske årsager.
    • Overholdelse af juridiske forpligtelser: Dette omhandler behandling af personoplysninger, der er nødvendig for at overholde (lokale) love, regler og sektorspecifikke retningslinjer, som EPG er underlagt, f.eks. skattelovgivning.
    • Rekrutterings- og udvælgelsesproces: Dette formål omfatter behandling, der er nødvendig for rekruttering og udvælgelse af passende kandidater. Dette kan omfatte vurdering af kvalifikationer, gennemførelse af interviews og kontakt til referencer. De anvendte oplysninger modtages hovedsageligt fra ansøgerne.

| Juridisk grundlag for behandling af dine data

  1. Legitime interesser

Vi kan behandle dine personoplysninger med den begrundelse, at behandlingen er nødvendig af hensyn til vores legitime interesser og for at beskytte vores legitime forretningsinteresser. Vi mener, at vores interesse(r) i at behandle visse personoplysninger opvejer de registreredes interesse(r), også under hensyntagen til arten af de personoplysninger, vi behandler (som en virksomhed, der hovedsageligt leverer business-to-business-tjenester eller som rekrutterer jobkandidater). Hvor det er muligt, vil vi regelmæssigt afveje disse interesser.

  • Udførelse af kontrakten

Vi kan behandle personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig.

  • Juridiske forpligtelser

Vi kan behandle personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde en juridisk forpligtelse.

  • Samtykke

Endelig kan vi i nogle tilfælde bede om dit samtykke til at behandle dine personoplysninger til bestemte formål. Det står dig altid frit for at trække et sådant samtykke tilbage, selv om det ikke vil påvirke lovligheden af behandlingen, før dit samtykke er blevet trukket tilbage.

| Parter, der kan have adgang til dine data

Vi kan dele dine personoplysninger (med tredjeparter) under følgende omstændigheder:

  • Vi kan dele dine personoplysninger med andre parter inden for EPG, hvis det er påkrævet eller ønskeligt for at opfylde vores juridiske og lovgivningsmæssige krav, men også hvis det er nødvendigt for at levere tjenester til dig;
    • Vores medarbejdere kan have adgang til personoplysningerne. I så fald vil der kun blive givet adgang, hvis det er nødvendigt til de formål, der er beskrevet ovenfor, og kun hvis medarbejderen er bundet af en fortrolighedsforpligtelse;
    • Vi kan dele dine personoplysninger med tredjeparter, der handler på vores vegne. Disse tredjeparter omfatter vores (IT)-serviceudbydere, vedligeholdelsesparter, lønudbydere eller andre HR-relaterede tredjeparter, rekrutteringsbureauer, rekrutteringsapplikationer eller -platforme, sikkerheds-/overvågningsbureauer og kreditvurderingsbureauer. I sådanne tilfælde må disse tredjeparter kun bruge dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor, og kun i overensstemmelse med vores instruktioner;
    • Vi kan dele dine personoplysninger, hvis det kræves i henhold til lov eller retskendelse, f.eks. med retshåndhævende myndigheder eller andre statslige organer.

| Sikkerhed

Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine personlige data mod utilsigtet eller ulovlig behandling, herunder ved at sikre, at:

  • dine personoplysninger er beskyttet mod uautoriseret adgang;
    • fortroligheden af dine personoplysninger er sikret;
    • integriteten og tilgængeligheden af dine personoplysninger opretholdes;
    • relevant personale er uddannet i informationssikkerhedskrav;
    • faktiske eller formodede brud på datasikkerheden rapporteres i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Når vi leverer følsomme personoplysninger via e-mail, bestræber vi os på (og beder vores leverandører om at gøre det samme) at opretholde de nyeste sikkerhedsstandarder.

| Placering af dine personlige data

Dine personoplysninger vil for det meste blive opbevaret inden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, mens de er i vores varetægt. I visse situationer kan der dog være en risiko for overførsel af dine data uden for EU/EØS-området. I så fald forsøger vi at vælge vores tjenesteudbydere omhyggeligt og tage alle nødvendige skridt til at sikre, at dine personoplysninger behandles med passende sikkerhedsforanstaltninger i overensstemmelse med GDPR.

| Opbevaring af personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger i et begrænset tidsrum og sletter dem, når de ikke længere er nødvendige i forbindelse med behandlingen (medmindre et obligatorisk lovkrav kræver opbevaring i en længere periode). Finansielle data vil blive slettet, så snart det er muligt, under hensyntagen til (lokal) lovgivning og regnskabskrav. Vær opmærksom på, at personoplysninger til kommunikationsformål kan behandles via e-mailsystemer/servere og kan (af den grund) fortsætte med at eksistere i længere tid.

For ansøgere:

Vi opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, som de blev indsamlet til. Hvis du ansøger om et job, opbevarer vi generelt de indsamlede data under rekrutteringsprocessen, og hvis du bliver ansat i Euro Pool System-divisionen eller La Palette Rouge-divisionen, opbevarer vi dine personlige data under din ansættelse.

Hvis du ikke får succes i rekrutteringsprocessen, opbevarer vi dine personoplysninger i op til 6 måneder fra den dag, hvor rekrutteringsprocessen sluttede. Efter rekrutteringsprocessen kan vi kontakte dig i forbindelse med en relevant fremtidig jobåbning, hvis du har givet os dit samtykke til at behandle dine personoplysninger i længere tid (12 måneder efter endt rekrutteringsproces). Efter de 12 måneder sletter vi dine persondata, medmindre du (igen) giver os samtykke til fortsat at gemme dine persondata. Vi vil derefter opbevare dine personoplysninger til samme formål i op til 36 måneder. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

| Dine rettigheder i henhold til databeskyttelsesloven

Du har visse rettigheder i henhold til den generelle forordning om databeskyttelse, der gælder i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, og du kan anmode om at udøve disse rettigheder via kontaktoplysningerne nedenfor.

Ret til adgang

Du har ret til at få en kopi af de personoplysninger, vi har om dig, og visse oplysninger om, hvordan vi bruger dem. Men før vi udleverer personlige oplysninger til dig, kan vi bede om bevis på din identitet. Dine oplysninger vil blive leveret til dig elektronisk.

Ret til berigtigelse

Vi tager rimelige skridt til at sikre, at de personoplysninger, vi har om dig, er nøjagtige og fuldstændige. Men hvis du ikke mener, at dette er tilfældet, kan du bede os om at opdatere eller ændre dem.

Ret til sletning

Under visse omstændigheder har du ret til at bede os om at slette dine persondata, f.eks. hvis de persondata, vi har indsamlet, ikke længere er nødvendige til det oprindelige formål, eller hvis du trækker dit samtykke tilbage. En sådan beslutning vil dog være styret af (andre) involverede interesser. Vi kan f.eks. have juridiske og lovgivningsmæssige forpligtelser, som forhindrer os i at efterkomme din anmodning.

Ret til begrænsning af behandling

Under visse omstændigheder har du ret til at bede os om at stoppe med at bruge dine personlige data, for eksempel hvis du mener, at de personlige data, vi har om dig, kan være unøjagtige, eller hvis du mener, at vi ikke længere har brug for at bruge dine personlige data. 

Ret til dataportabilitet

Under visse omstændigheder har du ret til at bede om, at vi overfører personoplysninger, som du har givet os, til en anden tredjepart efter eget valg.

Ret til at gøre indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingsaktiviteter, der er baseret på vores legitime interesser. Medmindre vi har en overbevisende legitim grund til behandlingen, vil vi ikke længere behandle personoplysningerne på dette grundlag, når du gør indsigelse.

Rettigheder i forbindelse med automatiseret beslutningstagning og/eller profilering

Du har ret til ikke at blive udsat for automatiseret beslutningstagning, herunder profilering, som har retsvirkning for dig eller har en lignende betydelig virkning. Vi bruger generelt ikke automatiseret beslutningstagning eller profilering, men hvis du føler, at du på en eller anden måde er blevet udsat for en automatiseret beslutning og ikke er enig i resultatet, kan du kontakte os ved hjælp af nedenstående oplysninger og bede os om at gennemgå beslutningen.

Ret til at trække samtykke tilbage

I de fleste tilfælde baserer vi ikke behandlingen af dine personoplysninger på dit samtykke i betragtning af arten af vores virksomhed og arten af dine personoplysninger. Det kan dog ske, at vi beder om dit samtykke i specifikke tilfælde. Hvis vi gør det, har du ret til at trække dit samtykke til yderligere brug af dine personoplysninger tilbage.

Ret til at klage til en databeskyttelsesmyndighed

Du har ret til at indgive en klage til din lokale databeskyttelsesmyndighed.

| Kontakt

Hvis du har spørgsmål til denne databeskyttelseserklæring eller til den måde, vi behandler personoplysninger på, bedes du kontakte vores databeskyttelsesansvarlige. Du kan finde den databeskyttelsesansvarlige på vores hovedkontor på Laan van Vredenoord 8, 2289 DJ Rijswijk, Holland, eller du kan sende en e-mail til privacy.officer@europoolsystem.com.