Privacyverklaring

Euro Pool Group (hierna: “EPG”, “wij”, “onze” of “ons”) heeft deze Privacyverklaring opgesteld omdat uw privacy belangrijk is voor ons. Deze Privacyverklaring legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken via onze websites en diensten en is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken door middel van dienstverlening gerelateerd aan onze bedrijfsactiviteiten. Euro Pool System International B.V. (gevestigd in Nederland) is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Zowel de Euro Pool System divisie als de La Palette Rouge divisie (en alle groepsondernemingen van Euro Pool Group) zullen zich houden aan deze Privacyverklaring. Als lokale wetgeving zulks vereist, kan het echter nodig zijn om hiervan af te wijken.

We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken wanneer dit nodig is als gevolg van nieuwe ontwikkelingen. Euro Pool Group adviseert u om deze Privacyverklaring regelmatig te lezen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen. Wij zullen u op de hoogte stellen van eventuele wijzigingen in deze Privacyverklaring als we dit relevant achten in verband met de mogelijke gevolgen van dergelijke wijzigingen (bijvoorbeeld als we zouden overgaan op automatische besluitvorming of profileringsactiviteiten). Deze versie van de Privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt in mei 2024.

| Soorten betrokkenen

Deze Privacyverklaring geldt voor u omdat u

1. een klant bent die herbruikbare verpakkingen van Euro Pool System verpakkingen of pallets van La Palette Rouge gebruikt of een potentiële klant die mogelijk herbruikbare verpakkingen van Euro Pool System of pallets van La Palette Rouge gaat gebruiken;
2. een leverancier of serviceprovider bent die goederen of diensten aan ons levert;
3. een bezoeker bent van een van onze kantoren, depots of andere fysieke locaties (een klant of leverancier kan ook een bezoeker zijn);
4. een sollicitant die solliciteert naar een functie in een Euro Pool System divisie of een La Palette Rouge divisie;
5. een bezoeker van onze website.

Deze situaties worden hieronder afzonderlijk behandeld.

| Soorten persoonsgegevens

Als u een klant of potentiële klant bent (zoals bovenbeschreven in 1.a) of een leverancier (zoals bovenbeschreven in 1.b), kunnen we de volgende persoonsgegevens verzamelen:

• Contactgegevens. Zoals uw naam, e-mailadres en telefoonnummer(s).
• Financiële gegevens. Zoals uw bankrekening, uw bestelgegevens en betalingsgegevens.
• Accountgegevens. Zoals uw gebruikersnaam en wachtwoord als u toegang hebt tot bepaalde IT-platforms die we beschikbaar stellen.
• Burgerservicenummers. Dit nummer kan deel uitmaken van uw btw-nummer.

Als u een bezoeker bent (zoals bovenbeschreven in 1.c), kunnen we de volgende persoonsgegevens verzamelen:

• Details van uw bezoek. Zoals uw naam, tijd van binnenkomst en vertrek, uitgevoerde activiteiten.
• Accountgegevens. Zoals uw gebruikersnaam en wachtwoord als u toegang hebt tot bepaalde IT-platforms die wij beschikbaar stellen.
• Camerabeelden. In bepaalde kantoren of depots die door ons worden beheerd, maken we gebruik van bewakingssystemen.

Als u een sollicitant bent (zoals bovenbeschreven onder 1.d), kunnen we de volgende persoonsgegevens verzamelen: Als u tijdens uw sollicitatie een van onze kantoren moet bezoeken, kunnen we ook de gegevens verzamelen die vermeld staan bij de optie bezoeker (1.c)

• Contactgegevens. Zoals uw naam, adres (postcode), geboortedatum, uw persoonlijke e-mailadres en telefoonnummer.
• We verzamelen en bewaren al uw communicatie met ons, inclusief de informatie die u ons in de communicatie verstrekt.
• Professionele informatie. Zoals uw CV, opleiding, functie, sollicitatiebrief, referenties en andere informatie die u ons verstrekt in uw sollicitatie. Als u gevoelige gegevens invult, zullen wij dergelijke informatie alleen verwerken voor zover dit noodzakelijk en gerechtvaardigd is in overeenstemming met de toestemming die u ons hebt gegeven.
• Gegevens uit sollicitatiegesprekken, beoordelingen en andere referentie-informatie. Zoals aantekeningen van gesprekken met u, beoordelingen en/of gemaakte tests.
• Speciale categorieën van persoonsgegevens (‘gevoelige gegevens’). Gevoelige gegevens worden alleen door ons verwerkt als u deze in uw cv of in onze communicatie met u hebt opgenomen. We zullen dergelijke gegevens alleen verwerken voor zover dat noodzakelijk is.

Als u een bezoeker bent van onze website (zoals bovenbeschreven in 1.e), kunnen wij de volgende persoonsgegevens verzamelen:

• Contactgegevens. Zoals uw naam, e-mailadres en telefoonnummer(s), alleen als u ons vraagt contact met u op te nemen via onze website.
• Informatie verzameld via cookies.

| Gebruik van cookies op de websites van EPG 

Om de websites die EPG gebruikt om met u te communiceren gebruiksvriendelijker te maken, maken wij gebruik van “cookies”. Deze cookies slaan automatisch kleine stukjes informatie op uw computer op wanneer u een van onze websites bezoekt. U kunt deze functionaliteiten uitschakelen door de juiste instellingen te maken in uw browserinstellingen of op uw computer. Merk echter op dat prestatiecookies die op een privacyvriendelijke manier zijn geconfigureerd uw voorafgaande toestemming niet nodig hebben en op sommige van onze websites kunnen worden geplaatst zonder uw toestemming. Als u uw keuze wilt intrekken, kunt u dit doen door de cookies van uw browser te wissen of door uw voorkeuren bij te werken in de cookiebanner (indien van toepassing).

Gebruik van Google Analytics 4 (“GA4”)

Onze websites maken gebruik van GA4, een webgebaseerd analyseprogramma dat bijhoudt en rapporteert over de manier waarop de website wordt gebruikt om ons te helpen de website te verbeteren, wat uw ervaring kan verbeteren. GA4 doet dit door kleine tekstbestanden (cookies) te plaatsen op het apparaat waarmee u onze websites bezoekt. Dit gebeurt echter alleen als u hier expliciet toestemming voor geeft (via de cookiebanner). De informatie die de cookies verzamelen, kan bestaan uit (maar is niet beperkt tot) bezochte internetpagina’s, de duur van het bezoek, verwijzende pagina’s en algemene informatie over uw computersysteem, zoals het besturingssysteem, de schermresolutie, uw demografische gegevens, uw geografische locatie en de gebruikte browser. Deze gegevens worden echter geaggregeerd en zijn daarom anoniem (ze kunnen niet worden toegewezen aan uw persoon). Deze informatie wordt overgebracht naar (en opgeslagen op) de servers van Google in de VS. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden deze gegevens namens Google verwerken.

U kunt het gebruik en/of de installatie van cookies verhinderen of uw toestemming te allen tijde intrekken door in uw browsersoftware de daarvoor geëigende instellingen te kiezen; wij wijzen u er echter op dat dit uw gebruik en ervaring van onze website kan beïnvloeden. Door onze website te blijven gebruiken zonder uw privacyinstellingen te wijzigen, gaat u akkoord met ons gebruik van cookies.  Ga voor meer informatie over cookies, waaronder hoe u ze kunt beheren en verwijderen, naar https://www.cookieyes.com/product/cookie-consent/.

Aansprakelijkheid voor links

Onze websites kunnen links bevatten naar externe websites van derden.  Wij hebben geen invloed op de inhoud van dergelijke websites van derden en kunnen daarom niet aansprakelijk worden gesteld voor de inhoud van deze sites of schade die u (direct of indirect) lijdt als gevolg van een bezoek aan deze sites. De respectievelijke aanbieders of exploitanten zijn te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de gelinkte websites.

| Doel van de verwerking

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Productontwikkeling, onderzoek en verbetering van producten en/of diensten: dit doel heeft betrekking op verwerkingsactiviteiten die noodzakelijk zijn voor de ontwikkeling en verbetering van producten en/of diensten, onderzoek en ontwikkeling.
  • Uitvoering van overeenkomsten met klanten en leveranciers: communicatie met betrokkenen en andere partijen die betrokken zijn bij contracten en het reageren op verzoeken om (nadere) informatie van klanten of leveranciers en geschillenbeslechting.
  • Relatiebeheer: marketing voor commerciële activiteiten, waaronder accountbeheer, klantenservice en het uitvoeren van marketingactiviteiten om een relatie met een klant aan te gaan en/of te onderhouden en/of nieuwe klanten te werven, alsmede het uitbreiden van een relatie met een klant of leverancier en voor het uitvoeren van analyses met betrekking tot persoonsgegevens voor statistische en wetenschappelijke doeleinden. Verder kunnen we u marketing e-mails sturen met relevante informatie voor u, maar alleen als we uw uitdrukkelijke toestemming hebben.
  • Uitvoering van bedrijfsprocessen: intern management en managementrapportage met betrekking tot activiteiten zoals het beheren (en volgen) van bedrijfsmiddelen, het uitvoeren van interne audits en onderzoeken, financierings- en boekhoudkundige beginselen, het uitvoeren van bedrijfscontroles, het bieden van centrale verwerkingsfaciliteiten voor efficiëntiedoeleinden, het beheren van fusies, overnames en afstotingen en het verwerken van persoonsgegevens voor managementrapportage en -analyse.
  • Veiligheid en beveiliging: dit doel heeft betrekking op activiteiten zoals de veiligheid en gezondheid in EPG-vestigingen en kantoren, de bescherming van activa die eigendom zijn van EPG, haar klanten of leveranciers en de authenticatie van de status van klant of leverancier.
  • Bescherming van vitale belangen van betrokkenen: dit is wanneer verwerking noodzakelijk is om de vitale belangen van een betrokkene te beschermen, bijvoorbeeld om dringende medische redenen.
  • Naleving van wettelijke verplichtingen: dit betreft de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk is om te voldoen aan (lokale) wet- en regelgeving en sectorspecifieke richtlijnen waaraan EPG is onderworpen, bijvoorbeeld belastingwetgeving.
  • Wervings- en selectieproces: dit doel omvat de verwerking die noodzakelijk is voor de werving en selectie van geschikte kandidaten. Dit kan het beoordelen van kwalificaties, het voeren van sollicitatiegesprekken en het contacteren van referenties omvatten. De gebruikte informatie wordt voornamelijk ontvangen van de sollicitanten.

| Wettelijke basis voor de verwerking van uw gegevens

1. Legitieme belangen

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken op grond van het feit dat de verwerking noodzakelijk is voor door ons nagestreefde legitieme belangen en om onze legitieme zakelijke belangen te beschermen. Wij zijn van mening dat ons belang om bepaalde persoonsgegevens te verwerken zwaarder weegt dan het belang van de betrokkenen, mede gelet op de aard van de persoonsgegevens die wij verwerken (als bedrijf dat voornamelijk business-to-business diensten verleent of als werver van sollicitanten). Waar mogelijk zullen we deze belangen regelmatig tegen elkaar afwegen.

• Uitvoering van het contract

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u.

• Wettelijke verplichtingen

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een wettelijke verplichting.

• Toestemming

Tot slot kunnen we in sommige gevallen uw toestemming vragen om uw persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden te verwerken. Het staat u altijd vrij om deze toestemming in te trekken, hoewel dit geen invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking voordat uw toestemming werd ingetrokken.

| Partijen die toegang hebben tot uw gegevens

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen (met derden) in de volgende omstandigheden:

• Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met andere partijen binnen EPG, indien dit vereist of wenselijk is om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire vereisten, maar ook indien dit noodzakelijk is om diensten aan u te verlenen;
  • Onze werknemers kunnen toegang hebben tot de persoonsgegevens. In een dergelijk geval wordt alleen toegang verleend indien dit noodzakelijk is voor de bovenbeschreven doeleinden en alleen indien de medewerker gebonden is aan een geheimhoudingsplicht;
  • Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met derden die namens ons optreden. Deze derden zijn onder andere onze (IT-)dienstverleners, onderhoudspartijen, salarisadministrateurs of andere HR-gerelateerde derden, wervingsbureaus, wervingsapplicaties of -platforms, beveiligings-/bewakingsbureaus en kredietbeoordelingsbureaus. In dergelijke gevallen mogen deze derden uw persoonsgegevens alleen gebruiken voor de bovenbeschreven doeleinden en alleen in overeenstemming met onze instructies;
  • We kunnen uw persoonsgegevens delen als we daartoe verplicht worden door de wet of een gerechtelijk bevel, bijvoorbeeld met wetshandhavingsinstanties of andere overheidsinstanties.

| Beveiliging

Wij hebben gepaste technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbedoelde of onwettige verwerking, onder andere door te zorgen dat:

• uw persoonsgegevens worden beschermd tegen toegang door onbevoegden;
• geheimhouding van uw persoonsgegevens wordt gegarandeerd;
• de integriteit en beschikbaarheid van uw persoonsgegevens worden gehandhaafd;
• relevant personeel is getraind wat betreft vereisten op het gebied van informatiebeveiliging;
• feitelijke of verwachte gegevenslekken worden gerapporteerd overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Voor de levering van gevoelige persoonsgegevens per e-mail streven wij ernaar om geavanceerde beveiligingsnormen te hanteren (en te zorgen dat onze leveranciers dat eveneens doen).

| Locatie van uw persoonsgegevens

Zolang uw persoonsgegevens in ons beheer zijn blijven deze binnen de Europese Economische Ruimte. In bepaalde situaties bestaat echter het risico dat uw gegevens worden doorgegeven buiten de EU/EER. In dat geval proberen we onze dienstverleners zorgvuldig te selecteren en nemen we alle nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens worden verwerkt met passende waarborgen in overeenstemming met de GDPR.

| Bewaren van persoonsgegevens

We bewaren uw persoonsgegevens gedurende een beperkte periode en verwijderen als bewaring daarvan niet langer nodig is voor de doelen van de verwerking (tenzij op grond van een dwingend voorschrift bewaring voor een langere termijn is vereist). Financiële gegevens zullen worden verwijderd zo gauw dit mogelijk is, (lokale) wetgeving en administratieve vereisten in aanmerking genomen. Wij wijzen u erop dat persoonsgegevens voor communicatiedoeleinden kunnen worden verwerkt via e-mailsystemen / servers en (om die reden) gedurende langere perioden kunnen blijven bestaan.

Voor sollicitanten:

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Als u solliciteert naar een baan, bewaren we de verzamelde gegevens over het algemeen gedurende het wervingsproces en als u werknemer wordt, binnen een divisie van Euro Pool System of een divisie van La Palette Rouge, bewaren we uw persoonsgegevens gedurende uw dienstverband.

Als u niet slaagt in het wervingsproces, bewaren we uw persoonsgegevens tot 6 maanden na de beëindiging van het wervingsprocedure. Na de wervingsprocedure kunnen we contact met u opnemen voor een relevante toekomstige vacature als u ons toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens langer te verwerken (12 maanden na beëindiging van de wervingsprocedure). Na de periode van 12 maanden verwijderen we uw persoonsgegevens, tenzij u ons (opnieuw) toestemming geeft om uw persoonsgegevens te blijven bewaren. In dat geval bewaren we uw persoonsgegevens maximaal 36 maanden voor hetzelfde doel. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

| Uw rechten onder wetgeving inzake gegevensbescherming

U hebt bepaalde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming die van toepassing is in de Europese Economische Ruimte en u kunt via de hieronder vermelde contactgegevens verzoeken om deze rechten uit te oefenen.

Recht van toegang

U hebt recht op een kopie van de persoonsgegevens die wij van u bewaren en bepaalde gegevens over hoe we deze gebruiken. Maar voordat we persoonlijke gegevens aan u verstrekken, kunnen we om een identiteitsbewijs vragen. Uw informatie wordt elektronisch aan u verstrekt.

Recht op rectificatie

Wij nemen redelijke stappen om te zorgen dat de persoonsgegevens die wij van u bewaren juist en volledig zijn. Mocht u echter van mening zijn dat dit niet het geval is, dan kunt u ons vragen om de gegevens bij te werken of te wijzigen.

Recht op gegevenswissing

In bepaalde omstandigheden hebt u het recht ons te vragen uw persoonsgegevens te wissen, bijvoorbeeld wanneer de persoonsgegevens die wij hebben verzameld niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel of wanneer u uw toestemming intrekt. Een dergelijke beslissing is echter onderworpen aan een afweging van (andere) belangen. Wij kunnen bijvoorbeeld op grond van wet- en regelgeving verplichtingen hebben die ons ervan weerhouden om aan uw verzoek te voldoen.

Recht op beperking van verwerking

In bepaalde omstandigheden bent u gerechtigd om ons te vragen het gebruik van uw persoonsgegevens te staken, bijvoorbeeld wanneer u meent dat de persoonsgegevens die wij van u bewaren, mogelijk onjuist zijn of dat wij uw persoonsgegevens niet langer hoeven te bewaren.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

In bepaalde omstandigheden hebt u het recht om te verzoeken dat wij persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt, overbrengen naar een andere derde partij van uw keuze.

Recht van bezwaar

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingsactiviteiten die zijn gebaseerd op onze legitieme belangen. Tenzij wij een dwingende legitieme reden hebben voor de verwerking, zullen wij de verwerking van de persoonsgegevens op die basis staken, wanneer u een bezwaarschrift indient.

Rechten betreffende geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering

U hebt het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, met rechtsgevolgen of soortgelijke belangrijke gevolgen voor u. Wij gebruiken gewoonlijk geen geautomatiseerde besluitvormings- of profileringsprocessen, maar mocht u van mening zijn dat u op een of andere wijze onderworpen bent geweest aan een geautomatiseerd besluitvormingsproces en het niet eens zijn met de uitkomst daarvan, dan kunt u contact met ons opnemen via de onderstaande gegevens en ons verzoeken de beslissing te herzien.

Recht op intrekking van toestemming

Gezien de aard van onze business en de aard van uw persoonsgegevens, baseren we de verwerking van uw persoonsgegevens in de meeste gevallen niet op uw toestemming. Het kan echter gebeuren dat wij u in bepaalde gevallen om toestemming vragen. Wanneer wij dit doen, hebt u het recht uw toestemming voor verder gebruik van uw persoonsgegevens te allen tijd in te trekken.

Recht van beklag bij Autoriteit Persoonsgegevens

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

| Contactgegevens

Voor vragen over deze Privacyverklaring of de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken kunt u contact opnemen met onze Privacy Officer. U kunt onze Privacy Officer vinden op ons hoofdkantoor te Laan van Vredenoord 8, 2289 DJ Rijswijk, Nederland, of een e-mail versturen naar privacy.officer@europoolsystem.com.