Tietosuojaseloste

Euro Pool Group (jäljempänä “EPG”, “me”, “meidän” tai “meitä”) on laatinut tämän tietosuojaselosteen, koska yksityisyytesi on meille tärkeä. Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miten keräämme ja käytämme henkilötietojasi verkkosivustojemme ja palveluidemme kautta, ja sitä sovelletaan kaikkiin henkilötietoihin, joita keräämme ja käsittelemme tarjotessamme palveluja ja liittyen liiketoimintaamme. Euro Pool System International B.V. (sijoittautunut Alankomaihin) on vastuussa henkilötietojesi käsittelystä. Sekä Euro Pool System -divisioona että La Palette Rouge -divisioona (ja kaikki Euro Pool Group konserniyhtiöt) noudattavat tätä tietosuojalauseketta, mutta poikkeukset voivat olla tarpeen, jos paikallinen lainsäädäntö niin vaatii.

Saatamme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin, jos se on tarpeen uuden kehityksen vuoksi. Euro Pool Group kehottaa sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen säännöllisesti, jotta pysyt ajan tasalla kaikista muutoksista. Ilmoitamme sinulle tähän tietosuojaselosteeseen tehtävistä muutoksista, jos katsomme, että se on tärkeää muutosten mahdollisten vaikutusten kannalta (esimerkiksi jos ryhdymme automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin). Tämä versio tietosuojaselosteesta on päivitetty viimeksi toukokuussa 2024.

| Rekisteröityjen tyypit

Tämä tietosuojaseloste koskee sinua, koska olet:

1. Euro Pool System uudelleenkäytettäviä pakkauksia tai La Palette Rouge -lavoja käyttävä asiakas tai mahdollinen asiakas, joka mahdollisesti käyttää Euro Pool System uudelleenkäytettäviä pakkauksia tai La Palette Rouge -lavoja;
2. tavaroita tai palveluja meille toimittava toimittaja tai palveluntarjoaja;
3. vierailija toimistossamme, varastoissamme tai muussa fyysisessä sijaintipaikassa (huomaa, että myös asiakas tai toimittaja voi olla vierailija);
4. hakija, joka hakee paikkaa joko Euro Pool System -yksiköstä tai La Palette Rouge -yksiköstä;
5. kävijä verkkosivuillamme.

Näitä tilanteita käsitellään jäljempänä erikseen.

| Henkilötietojen tyypit

Kun olet asiakas tai mahdollinen asiakas (kuten edellä kohdassa 1.a on kuvattu) tai toimittaja (kuten edellä kohdassa 1.b on kuvattu), voimme kerätä seuraavia henkilötietoja:

• Yhteystiedot. Esimerkiksi nimesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi (puhelinnumerosi).
• Taloudelliset tiedot. Kuten pankkitilisi, tilaustietosi ja maksutietosi.
• Tilitiedot. Esimerkiksi käyttäjätunnuksesi ja salasanasi, jos sinulla on pääsy tiettyihin käyttämiimme IT-alustoihin.
• Sosiaaliturvatunnukset. Tämä numero voi olla osa alv-numeroasi.

Kun olet kävijä (kuten edellä kohdassa 1.c on kuvattu), voimme kerätä seuraavia henkilötietoja:

• Yksityiskohdat vierailustasi. Esimerkiksi nimesi, sisään- ja ulospääsyaikasi, suoritetut toiminnot.
• Tilitiedot. Esimerkiksi käyttäjätunnuksesi ja salasanasi, jos sinulla on pääsy tiettyihin käyttämiimme IT-alustoihin.
• Kameran kuvat. Käytämme valvontajärjestelmiä tietyissä toimistoissa tai varikoissa, joita me ylläpidämme.

Kun olet hakija (kuten edellä kohdassa 1.d on kuvattu), voimme kerätä seuraavia henkilötietoja:

Jos työhakemuksen aikana sinun on käytävä jossakin toimistossamme, voimme myös kerätä vierailijan kohdassa (1.c) mainittuja tietoja.

• Yhteystiedot. Esimerkiksi nimesi, osoitteesi (postinumero), syntymäaikasi, henkilökohtainen sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi.
• Viestintä. Keräämme ja tallennamme kaiken kanssamme käymämme viestinnän, mukaan lukien viestinnässä meille annetut tiedot.
• Ammatilliset tiedot. Esimerkiksi ansioluettelosi, koulutuksesi, työtehtäväsi, saatekirjeesi, suosituksesi ja muut tiedot, jotka annat meille hakemuksessasi. Jos annat arkaluonteisia tietoja, käsittelemme näitä tietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeellista ja perusteltua antamasi suostumuksen mukaisesti.
• Haastatteluista, arvioinneista ja muista viitetiedoista saadut tiedot. Esimerkiksi muistiinpanot haastatteluista, arvioinneista ja/tai tehdyistä testeistä.
• Erityiset henkilötietoryhmät (“arkaluonteiset tiedot”). Käsittelemme arkaluonteisia tietoja vain, jos olet sisällyttänyt ne ansioluetteloosi tai kanssasi käytyyn viestintään. Käsittelemme tällaisia tietoja vain tarpeellisessa määrin.

Kun vierailet verkkosivustollamme (kuten edellä kohdassa 1.e on kuvattu), voimme kerätä seuraavia henkilötietoja:

• Yhteystiedot. Kuten nimesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi (puhelinnumerosi), vain siinä tapauksessa, että pyydät meitä ottamaan sinuun yhteyttä verkkosivustomme kautta.
• Evästeiden avulla kerätyt tiedot.

 | Evästeiden käyttö EPG:n verkkosivustoilla 

Jotta EPG:n käyttämät verkkosivut, joilla se viestii kanssasi, olisivat käyttökelpoisempia, käytämme “evästeitä”. Nämä evästeet tallentavat automaattisesti pieniä tietoja tietokoneellesi, kun käytät jotakin verkkosivustoamme. Voit poistaa nämä toiminnot käytöstä tekemällä asianmukaiset asetukset selaimesi asetuksissa tai tietokoneellasi. Huomaa kuitenkin, että tietosuojaystävällisesti määritetyt suorituskykyevästeet eivät vaadi ennakkosuostumustasi, ja niitä voidaan sijoittaa joillakin verkkosivustoillamme ilman suostumustasi. Jos haluat peruuttaa valintasi, voit tehdä sen tyhjentämällä selaimesi evästeet tai päivittämällä asetuksesi evästebannerissa (jos mahdollista).

Google Analytics 4:n (“GA4”) käyttö

Verkkosivustoillamme käytetään GA4:ää, verkkopohjaista analytiikkatyökalua, joka seuraa ja raportoi verkkosivuston käyttötapoja, jotta voimme parantaa sitä ja parantaa käyttökokemustasi. GA4 tekee tämän sijoittamalla pieniä tekstitiedostoja (evästeitä) laitteeseen, jolla käytät verkkosivustojamme. Tämä tapahtuu kuitenkin vain, jos annat siihen nimenomaisen suostumuksesi (evästebannerin kautta). Evästeiden keräämiin tietoihin voivat kuulua (mutta ei ainoastaan) käytetyt Internet-sivut, vierailun kesto, viittaussivut sekä yleisiä tietoja tietokonejärjestelmästäsi, kuten käyttöjärjestelmä, näytön resoluutio, demografiset tietosi, maantieteellinen sijaintisi ja käytetty selain. Nämä tiedot ovat kuitenkin koottuja ja siksi anonyymejä (niitä ei voida yhdistää henkilöön). Nämä tiedot siirretään (ja tallennetaan) Googlen palvelimille Yhdysvalloissa. Google voi siirtää näitä tietoja kolmansille osapuolille, jos tämä on lakisääteinen velvoite tai jos kolmannet osapuolet käsittelevät näitä tietoja Googlen puolesta.

Voit estää evästeiden käytön ja/tai asentamisen tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa valitsemalla selainohjelmistosi asianmukaiset asetukset, mutta ota huomioon, että tämä voi vaikuttaa verkkosivustomme käyttöön ja käyttökokemukseen. Jatkamalla verkkosivustomme käyttöä muuttamatta tietosuoja-asetuksiasi hyväksyt evästeiden käytön.  Lisätietoja evästeistä ja niiden hallinnasta ja poistamisesta saat osoitteesta https://www.cookieyes.com/product/cookie-consent/.

Linkkien vastuu

Verkkosivustoillamme voi olla linkkejä kolmansien osapuolten ulkoisille verkkosivustoille.  Meillä ei ole mitään vaikutusvaltaa tällaisten kolmansien osapuolten verkkosivustojen sisältöön, emmekä näin ollen voi olla vastuussa näiden sivustojen sisällöstä tai vahingoista, joita saatat (suoraan tai epäsuorasti) kärsiä vierailustasi näillä sivustoilla. Linkitettyjen verkkosivustojen sisällöstä ovat aina yksin vastuussa niiden tarjoajat tai ylläpitäjät.

| Käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme tietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Tuotekehitys, tuotteiden ja/tai palveluiden tutkimus ja parantaminen: tämä tarkoitus koskee käsittelytoimia, jotka ovat tarpeen tuotteiden ja/tai palveluiden kehittämistä ja parantamista, tutkimusta ja kehittämistä varten.
• Asiakkaiden ja tavarantoimittajien kanssa tehtyjen sopimusten toteuttaminen: yhteydenpito rekisteröityjen ja muiden sopimuksiin osallistuvien osapuolten kanssa sekä vastaaminen asiakkaiden tai tavarantoimittajien (lisä)tietopyyntöihin ja riitojen ratkaiseminen.
• Suhteiden hallinta: markkinointi kaupallista toimintaa varten, mukaan lukien asiakkuudenhallinta, asiakaspalvelu ja markkinointitoimien toteuttaminen asiakassuhteen luomiseksi ja/tai ylläpitämiseksi ja/tai uusien asiakkaiden hankkimiseksi sekä asiakassuhteen tai toimittajasuhteen laajentamiseksi ja henkilötietoja koskevien analyysien suorittamiseksi tilastollisia ja tieteellisiä tarkoituksia varten. Lisäksi voimme lähettää sinulle markkinointisähköpostia, joka sisältää sinulle merkityksellistä tietoa, mutta vain, jos meillä on siihen nimenomainen suostumuksesi.
• Liiketoimintaprosessien toteuttaminen: sisäinen hallinnointi ja johdon raportointi, joka käsittää muun muassa seuraavat toiminnot: yrityksen omaisuuden hallinnointi (ja seuranta), sisäisten tarkastusten ja tutkimusten suorittaminen, rahoituksen ja kirjanpidon periaatteet, liiketoiminnan valvonnan toteuttaminen, keskitettyjen käsittelytilojen tarjoaminen tehokkuutta varten, sulautumien, yritysostojen ja luovutusten hallinnointi sekä henkilötietojen käsittely johdon raportointia ja analyysiä varten.
• Turvallisuus ja suojaus: Tämä tarkoitus koskee esimerkiksi turvallisuutta ja terveyttä koskevia toimia EPG:n varikoissa ja toimistoissa, EPG:n, sen asiakkaiden tai toimittajien omistamien varojen suojaamista sekä asiakkaan tai toimittajan aseman todentamista.
• Rekisteröityjen elintärkeiden etujen suojaaminen: käsittely on tarpeen rekisteröidyn elintärkeiden etujen suojaamiseksi, esimerkiksi kiireellisistä lääketieteellisistä syistä.
• Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen: Tämä koskee henkilötietojen käsittelyä, joka on tarpeen EPG:n noudattamien (paikallisten) lakien, asetusten ja alakohtaisten ohjeiden, kuten verolainsäädännön, noudattamiseksi.
• Rekrytointi- ja valintaprosessi: tähän tarkoitukseen kuuluu käsittely, joka on tarpeen sopivien ehdokkaiden rekrytointia ja valintaa varten. Tähän voi sisältyä pätevyyden arviointi, haastattelujen suorittaminen ja suositusten pyytäminen. Käytettävät tiedot saadaan pääasiassa hakijoilta.

| Tietojesi käsittelyn oikeusperuste

1. Oikeutetut edut

Voimme käsitellä henkilötietojasi sillä perusteella, että käsittely on tarpeen oikeutettujen etujemme vuoksi ja oikeutettujen liiketoimintaetujemme suojaamiseksi. Uskomme, että etumme käsitellä tiettyjä henkilötietoja on tärkeämpi kuin rekisteröityjen etu(t), kun otetaan huomioon myös käsittelemiemme henkilötietojen luonne (yritys, joka tarjoaa pääasiassa yritysten välisiä palveluja tai rekrytoi työnhakijoita). Mahdollisuuksien mukaan tasapainotamme säännöllisesti näitä etuja.

• Sopimuksen täytäntöönpano

Voimme käsitellä henkilötietoja siinä määrin kuin se on tarpeen kanssasi tehdyn sopimuksen toteuttamiseksi.

• Lakisääteiset velvoitteet

Voimme käsitellä henkilötietoja siinä määrin kuin se on tarpeen lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.

• Suostumus

Joissakin tapauksissa saatamme pyytää suostumustasi henkilötietojesi käsittelyyn tiettyjä tarkoituksia varten. Voit aina peruuttaa tällaisen suostumuksen, mutta tämä ei vaikuta käsittelyn laillisuuteen ennen suostumuksesi peruuttamista.

| Osapuolet, joilla voi olla pääsy tietoihinne

Voimme jakaa henkilötietojasi (kolmansien osapuolten kanssa) seuraavissa tilanteissa:

• Voimme jakaa henkilötietojasi EPG:n sisällä muiden osapuolten kanssa, jos se on tarpeen tai toivottavaa oikeudellisten ja sääntelyvaatimusten täyttämiseksi, mutta myös jos se on tarpeen palvelujen tarjoamiseksi sinulle;
• Työntekijöillämme voi olla pääsy henkilötietoihin. Tällaisessa tapauksessa pääsy myönnetään vain, jos se on tarpeen edellä kuvattuja tarkoituksia varten, ja vain, jos työntekijää sitoo salassapitovelvollisuus;
• Saatamme jakaa henkilötietojasi puolestamme toimivien kolmansien osapuolten kanssa. Tällaisia kolmansia osapuolia ovat esimerkiksi (IT)-palveluntarjoajamme, huoltopuolueet, palkanlaskennan tarjoajat tai muut henkilöstöhallintoon liittyvät kolmannet osapuolet, rekrytointitoimistot, rekrytointisovellukset tai -alustat, turvallisuus-/valvontaviranomaiset ja luottoluokituslaitokset. Tällaisissa tapauksissa nämä kolmannet osapuolet voivat käyttää henkilötietojasi ainoastaan edellä kuvattuihin tarkoituksiin ja ainoastaan ohjeidemme mukaisesti;
• Voimme jakaa henkilötietojasi, jos laki tai tuomioistuimen määräys niin vaatii, esimerkiksi lainvalvontaviranomaisten tai muiden viranomaisten kanssa.

| Turvallisuus

Olemme toteuttaneet asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta käsittelyltä, muun muassa varmistamalla, että:

• henkilötietosi on suojattu luvattomalta käytöltä;
• henkilötietojesi luottamuksellisuus taataan;
• henkilötietojesi eheys ja saatavuus säilytetään;
• asiaankuuluva henkilöstö on koulutettu tietoturvavaatimuksiin;
• todellisista tai epäillyistä tietomurroista ilmoitetaan sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Kun toimitamme arkaluonteisia henkilötietoja sähköpostitse, pyrimme (ja pyydämme toimittajiamme toimimaan samoin) pitämään yllä uusimpia turvallisuusstandardeja.

| Henkilötietojesi sijainti

Henkilötietojasi säilytetään pääosin Euroopan talousalueella, kun ne ovat hallinnassamme. Tietyissä tilanteissa saattaa kuitenkin olla olemassa riski, että tietosi siirretään EU:n/ETA:n alueen ulkopuolelle. Tällaisessa tapauksessa pyrimme valitsemaan palveluntarjoajamme huolellisesti ja toteutamme kaikki tarvittavat toimenpiteet varmistaaksemme, että henkilötietojesi käsittelyssä käytetään asianmukaisia suojatoimia GDPR:n mukaisesti.

| Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietojasi rajoitetun ajan ja poistamme henkilötietosi sen jälkeen, kun niitä ei enää tarvita käsittelyn tarkoituksiin (ellei pakollinen sääntelyvaatimus edellytä pidempää säilytysaikaa). Taloudelliset tiedot poistetaan heti, kun se on mahdollista, ottaen huomioon (paikallinen) lainsäädäntö ja kirjanpitovaatimukset. Tiedoksi, että henkilötietoja voidaan käsitellä viestintätarkoituksia varten sähköpostijärjestelmien/-palvelimien kautta, ja ne voivat (tästä syystä) säilyä pidempään.

Hakijoille:

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen niiden tarkoitusten täyttämiseksi, joita varten ne on kerätty. Jos haet työpaikkaa, säilytämme kerätyt tiedot yleensä rekrytointiprosessin ajan, ja jos sinusta tulee työntekijä Euro Pool System -yksikössä tai La Palette Rouge -yksikössä, säilytämme henkilötietosi työsuhteen ajan.

Jos et menesty rekrytointiprosessissa, säilytämme henkilötietojasi enintään 6 kuukautta rekrytointiprosessin päättymispäivästä. Rekrytointiprosessin jälkeen saatamme ottaa sinuun yhteyttä, jos olet antanut meille suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn pidempään (12 kuukautta rekrytointiprosessin päättymisestä). Tämän 12 kuukauden jakson jälkeen poistamme henkilötietosi, ellet anna meille (jälleen kerran) suostumusta jatkaa henkilötietojesi tallentamista. Tämän jälkeen säilytämme henkilötietojasi samaan tarkoitukseen enintään 36 kuukautta. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

| Tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeutesi

Sinulla on tiettyjä Euroopan talousalueella sovellettavan yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia, joita voit pyytää käyttämään alla olevien yhteystietojen kautta.

Pääsyoikeus

Sinulla on oikeus saada kopio sinusta hallussamme olevista henkilötiedoista ja tietyt tiedot siitä, miten käytämme niitä. Ennen kuin annamme sinulle henkilötietoja, saatamme kuitenkin pyytää henkilöllisyystodistusta. Tietosi toimitetaan sinulle sähköisesti.

Oikeus oikaisuun

Toteutamme kohtuullisia toimenpiteitä varmistaaksemme, että hallussamme olevat henkilötiedot ovat tarkkoja ja täydellisiä. Jos et kuitenkaan usko, että näin on, voit pyytää meitä päivittämään tai muuttamaan tietoja.

Oikeus tietojen poistamiseen

Tietyissä olosuhteissa sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan henkilötietosi, esimerkiksi jos keräämiämme henkilötietoja ei enää tarvita alkuperäiseen tarkoitukseen tai jos peruutat suostumuksesi. Tällaista päätöstä ohjaavat kuitenkin (muut) asiaan liittyvät edut. Meillä voi esimerkiksi olla oikeudellisia ja lainsäädännöllisiä velvoitteita, jotka estävät meitä noudattamasta pyyntöäsi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää meitä lopettamaan henkilötietojesi käyttö, esimerkiksi jos uskot, että hallussamme olevat henkilötietosi saattavat olla virheellisiä tai jos uskot, että emme enää tarvitse henkilötietojasi. 

Oikeus tietojen siirrettävyyteen

Tietyissä olosuhteissa sinulla on oikeus pyytää, että siirrämme meille antamasi henkilötiedot valitsemallesi kolmannelle osapuolelle.

Oikeus vastustaa

Sinulla on oikeus vastustaa käsittelytoimia, jotka perustuvat oikeutettuihin etuihimme. Ellei meillä ole pakottavaa oikeutettua perustetta käsittelylle, emme enää käsittele henkilötietoja tällä perusteella, kun olet tehnyt vastalauseen.

Automaattiseen päätöksentekoon ja/tai profilointiin liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi, mukaan lukien profilointi, jolla on sinuun kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavanlaisia merkittäviä vaikutuksia. Emme yleensä käytä automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia, mutta jos sinusta tuntuu, että sinuun on jollakin tavalla sovellettu automatisoitua päätöstä, etkä ole samaa mieltä lopputuloksesta, voit ottaa meihin yhteyttä alla olevilla tiedoilla ja pyytää meitä tarkistamaan päätöksen.

Oikeus peruuttaa suostumus

Liiketoimintamme luonne ja henkilötietojesi luonne huomioon ottaen emme useimmissa tapauksissa perustele henkilötietojesi käsittelyä suostumuksellasi. Saattaa kuitenkin olla, että pyydämme suostumustasi tietyissä tapauksissa. Jos teemme näin, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi myöhempään käyttöön.

Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus paikalliselle tietosuojaviranomaiselle.

| Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai siitä, miten käsittelemme henkilötietoja, ota yhteyttä tietosuojavastaavaamme. Löydät tietosuojavastaavan keskustoimistostamme osoitteesta Laan van Vredenoord 8, 2289 DJ Rijswijk, Alankomaat tai voit lähettää sähköpostia osoitteeseen privacy.officer@europoolsystem.com.